Ngày đầu tiên làm tự do, mình dậy muộn, pha cà phê, mở máy và ngồi nhìn hộp thư trống. Không ai giao việc. Không có trưởng nhóm nhắc hạn. Đến trưa mình mới nhận ra là mình chưa từng nghĩ xem khách sẽ đến từ đâu, chỉ nghĩ là “ra làm riêng thì chủ động thời gian”.

Tuần đó trôi qua với đúng một đơn dịch hai trang. Tháng đầu, thu không đủ tiền nhà. Mình không kể để dọa ai. Mình kể vì sau nhiều năm, khi có bạn hỏi làm dịch thuật tự do cần chuẩn bị gì, mình biết rõ những thứ mình đã thiếu.

01 / Tay nghề phải đứng được một mình

Ở công ty dịch thuật, bản dịch của mình đi qua biên tập viên, qua người soát lỗi, có khi qua cả quản lý dự án. Làm tự do (freelance translator) thì không ai đọc lại cho mình nữa. Hiểu sai một câu gốc, gõ nhầm một con số, quên một trang phụ lục, khách thấy trước mình.

Vì vậy mình thấy làm ở công ty một thời gian trước khi ra riêng là một lựa chọn đáng cân nhắc. Ba năm ở một công ty dịch thuật dạy mình quy trình: nhận file, phân tích, dịch, tự soát, chạy QA, bàn giao, xử lý phản hồi. Và quan trọng hơn, dạy mình chịu sửa. Lúc ra làm riêng, mình đã có thói quen tự soát như có người khác sẽ soát sau.

Thứ hai là mảng chuyên môn. Mình định vị bằng tài liệu kỹ thuật cơ khí và sản xuất tiếng Nhật. Không phải vì mình không dịch được chủ đề khác, mà vì khách tìm người hiểu ngành của họ. Một công ty cần dịch quy trình vận hành máy CNC sẽ yên tâm hơn với người có sẵn bảng thuật ngữ máy CNC.

“Làm tự do, mình là người dịch, người soát, người bán hàng và người đòi nợ. Cùng một lúc.”

02 / Máy móc, phần mềm và cái ổ cứng thứ hai

Danh sách của mình không dài, nhưng mỗi thứ đều có lý do.

Máy và màn hình

Một máy tính đủ mạnh để mở CAT tool với file nặng mà không giật. Một màn hình rời đủ rộng để để file gốc một bên, bản dịch một bên. Nghe như chuyện vặt, nhưng một ngày làm tám, chín tiếng thì màn hình nhỏ làm mỏi mắt và chậm tay thấy rõ. Ghế ngồi cũng vậy, mình mua lại ghế sau tháng thứ hai vì đau lưng.

Phần mềm

Ít nhất một CAT tool. Nhiều công ty dịch thuật giao file kèm gói dự án của Trados Studio hoặc memoQ, không có phần mềm là không nhận được đơn đó. Mình bắt đầu bằng OmegaT miễn phí, khi khách quen yêu cầu thì mới mua bản quyền. Thêm từ điển chuyên ngành, bảng thuật ngữ riêng, công cụ soát chính tả tiếng Việt.

Sao lưu

Đây là bài học đắt nhất. Năm thứ hai, ổ cứng laptop hỏng đúng tuần có hai dự án lớn. Bộ nhớ dịch của khách quen mất một nửa vì mình chỉ sao lưu “khi nhớ ra”. Giờ mình sao lưu tự động lên đám mây mỗi tối, cuối tuần chép thêm ra ổ ngoài, và khi có mạng chập chờn thì còn một gói 4G dự phòng trên điện thoại.

Trước khi đưa tài liệu của khách lên dịch vụ đám mây hay công cụ dịch máy, mình đọc lại điều khoản bảo mật trong hợp đồng. Có khách cho phép, có khách cấm hẳn, và bộ nhớ dịch tạo từ tài liệu của khách có thể thuộc về khách.

03 / Hồ sơ và chuyện tìm khách

Hồ sơ của mình hiện gồm một CV song ngữ ngắn, danh sách mảng sở trường, phần mềm đang dùng, và ba bài dịch mẫu. Bài mẫu chọn từ tài liệu công khai, như hướng dẫn sử dụng máy móc có sẵn trên mạng, để không vi phạm bảo mật của khách cũ. Nếu bạn còn đang cân nhắc giữa làm tự do và làm cố định, đọc thêm hướng dẫn tổng quan nghề biên phiên dịch để so các hình thức làm việc trước khi quyết.

Khách đầu tiên của mình đến từ các công ty dịch thuật. Mình gửi hồ sơ cho từng nơi, làm bài test, chờ. Phần lớn không trả lời. Vài nơi giao đơn thử. Một nơi thành khách quen tới giờ. Bên cạnh đó là cộng đồng người dịch như ProZ.com, các nhóm nghề trên mạng xã hội, và quan trọng nhất là khách cũ. Sau vài năm, phần lớn việc của mình là từ khách cũ hoặc người khách cũ giới thiệu.

Một chuyện nên cẩn thận là bài dịch thử. Dịch thử một trang để người ta xem tay nghề là bình thường. Dịch thử mười trang không công thì mình từ chối, vì đã gặp trường hợp “bài thử” chính là một phần tài liệu thật cần dịch.

Năm đầu, mình có một thói quen mà giờ nghĩ lại thấy giúp nhiều nhất. Sau mỗi dự án, mình gửi khách một email ngắn: đã giao những file nào, có câu nào trong bản gốc mình thấy mơ hồ và đã xử lý ra sao, thuật ngữ nào mình đề xuất thống nhất cho lần sau. Không ai yêu cầu. Nhưng vài khách bảo chính email đó làm họ nhớ tên mình khi có dự án mới. Với công ty dịch thuật, mình còn ghi lại người quản lý dự án nào thích nhận báo tiến độ giữa chừng, người nào chỉ muốn nhận file cuối. Chuyện nhỏ, nhưng làm việc với nhau lâu thì những chuyện nhỏ đó quyết định ai được gọi trước.

04 / Thỏa thuận và tiền bạc

Mỗi dự án, dù nhỏ, mình đều chốt bằng email: phạm vi tài liệu, đơn giá, hạn giao, số lần chỉnh sửa trong phí, cách và thời điểm thanh toán. Cách tính phí thì tùy loại việc, thường theo số từ hoặc số ký tự nguồn, theo trang, hoặc theo giờ với việc biên tập. Mức cụ thể mình không nêu ở đây vì nó thay đổi theo cặp ngôn ngữ, mảng chuyên môn và khách. Hỏi người làm cùng mảng và thỏa thuận rõ trước là cách an toàn.

Có bạn hỏi mình mới ra trường có nên làm tự do ngay không. Thử song song thì được, nhưng nếu làm hẳn, mình vẫn nghiêng về việc có một thời gian ở công ty để học quy trình và có người sửa bài. Có bạn hỏi cần bằng cấp không. Không phải khách nào cũng hỏi, nhưng bằng cấp, chứng chỉ ngoại ngữ và kinh nghiệm ngành giúp hồ sơ dễ được đọc hơn.

Quỹ dự phòng là thứ mình ước có từ đầu. Thu nhập tự do lên xuống theo mùa, có tháng dồn ba dự án, có tháng gần như không có gì. Bây giờ mình giữ một khoản đủ sống vài tháng không động tới, ghi sổ thu chi theo từng khách, theo dõi công nợ và ngày đến hạn. Khách chậm thanh toán thì nhắc lịch sự nhưng đều đặn.

Thuế là phần nhiều người làm tự do hay để sau. Thu nhập từ dịch tự do vẫn thuộc diện thuế thu nhập cá nhân. Cách kê khai cụ thể thì tùy trường hợp, có khách khấu trừ trước khi trả, có khoản phải tự khai. Mình hỏi một người bạn làm kế toán và tra trên trang của cơ quan thuế, chứ không đoán.

Cuối cùng là giờ giấc. Mình đặt giờ làm cố định, sáng tám giờ tới năm giờ chiều, nghỉ trưa thật. Không phải vì kỷ luật cho đẹp, mà vì có giai đoạn mình nhận việc tới khuya liên tục, rồi đến tháng thứ ba thì không dịch nổi một câu cho ra hồn. Tự do về thời gian hóa ra cần một cái đồng hồ khá nghiêm.

Mỗi dự án nhỏ giao đúng hẹn là một lần mình tự giới thiệu với khách tiếp theo.

Phần thuế ở trên là trải nghiệm cá nhân, quy định có thể thay đổi; bạn nên hỏi cơ quan thuế hoặc người làm kế toán cho trường hợp của mình.

Tháng nào hộp thư của mình cũng có vài tin nhắn gần giống nhau, thường từ các bạn năm hai, năm ba ngành Ngôn ngữ Nhật, có khi là Anh, Hàn, Trung. Câu hỏi gói lại là: học ngôn ngữ ra làm biên phiên dịch được không. Mình trả lời được. Rồi mình hay nói thêm một đoạn dài mà các bạn ít khi muốn nghe, nên hôm nay viết luôn ra đây.

01 / Tấm bằng giúp qua vòng hồ sơ, bài test mới là cửa thật

Chương trình ngành ngôn ngữ dạy bốn kỹ năng, văn hóa, ngôn ngữ học, thêm vài học phần lý thuyết dịch và thực hành dịch. Nền đó có giá trị. Nhưng số giờ thực sự ngồi dịch tài liệu thật, bị người có nghề sửa từng câu, thường không nhiều.

Mình từng chấm bài test cho một công ty dịch thuật mình cộng tác. Đề là hai trang hướng dẫn bảo trì máy nén khí, tiếng Nhật sang tiếng Việt. Có bài của bạn có chứng chỉ JLPT N1 nhưng dịch “定期点検” thành “kiểm tra định kỳ” ở trang đầu, “bảo dưỡng theo chu kỳ” ở trang sau, và để nguyên câu tiếng Việt dài ba dòng theo trật tự tiếng Nhật. Bài đó không qua. Một bài khác, người viết N2, nhưng tiếng Việt gọn, thuật ngữ thống nhất, có ghi chú chỗ không chắc. Bài đó qua.

Bên nhận bài dịch đọc bản tiếng Việt của bạn, chứ không đọc điểm thi của bạn.

02 / Những thứ trường ít dạy mà nghề đòi

Thứ nhất là viết tiếng mẹ đẻ. Nghe hơi ngược đời, nhưng mình thấy đây là điểm yếu phổ biến nhất ở người mới. Bản dịch được đánh giá qua câu chữ đích, nên một biên dịch viên (translator) tiếng Việt kém thì ngoại ngữ giỏi mấy cũng hụt.

Thứ hai là một mảng chuyên môn. Tài chính, xây dựng, công nghệ thông tin, y tế, cơ khí. Chọn một hai mảng và học như người trong ngành học, đọc tài liệu gốc bằng cả hai thứ tiếng. Mình biết vài người không học ngôn ngữ, họ là kỹ sư hoặc học luật, ngoại ngữ vững, và ở mảng dịch chuyên ngành họ cạnh tranh rất tốt với người có bằng ngôn ngữ.

Thứ ba là công cụ. Nhiều chỗ tuyển biên dịch hỏi về CAT tool như Trados Studio, memoQ hay Phrase. Còn nếu đi theo phiên dịch viên (interpreter), cần phản xạ, kỹ năng ghi chép và độ lì khi đứng trước người lạ. Hai hướng này rèn khác nhau, nên sớm biết mình nghiêng về bên nào thì đỡ tốn công.

Để hình dung các nhánh của nghề trước khi chọn, bạn có thể đọc phần kiến thức nền về nghề biên phiên dịch mình đã viết, rồi quay lại lập kế hoạch học cho riêng mình.

03 / Nếu mình quay lại năm ba

Mình sẽ không đợi tốt nghiệp. Mình sẽ tìm chỗ thực hành có người sửa bài: thực tập ở công ty dịch thuật, làm cộng tác viên dịch cho một dự án phi lợi nhuận, xin hỗ trợ phiên dịch ở hội thảo của khoa. Một bài dịch bị gạch đỏ kín trang dạy mình nhiều hơn cả tháng đọc lý thuyết dịch.

Mình cũng sẽ gom dần một bộ bài dịch mẫu theo đúng mảng muốn theo, chọn tài liệu công khai để không dính chuyện bảo mật. Và mình sẽ viết tiếng Việt nhiều hơn. Viết nhật ký, viết tóm tắt báo, viết gì cũng được, miễn là viết đều.

Còn với bài test, mình có một mẹo nhỏ học được sau vài lần trượt. Trước khi nộp, đọc bản tiếng Việt to thành tiếng, không nhìn bản gốc. Câu nào đọc vấp, câu đó gần như chắc là đang mang trật tự của ngoại ngữ. Thuật ngữ thì lập một bảng nhỏ ngay từ đầu bài, mỗi lần gặp lại là tra bảng đó, không dịch theo cảm giác. Chỗ nào không chắc, ghi chú rõ cho người chấm thay vì đoán. Người chấm thường đánh giá cao sự thành thật đó hơn một câu dịch trơn nhưng sai.

Một điều nữa phải nói thật. Nhu cầu dịch của mỗi ngôn ngữ lên xuống theo dòng vốn đầu tư và quan hệ thương mại từng giai đoạn. Dịch máy và AI cũng đã thay một phần việc dịch văn bản phổ thông, nên việc hậu kiểm bản dịch máy giờ là một mảng việc riêng. Mình không nói vậy để các bạn nản. Mình nói để các bạn chọn hướng bằng thông tin, không phải bằng hình dung.

Có bạn hỏi mình không học ngành ngôn ngữ thì có làm được không. Được, nếu bạn chứng minh được năng lực qua bài test và bài mẫu, và thường người trái ngành có lợi thế chuyên môn. Có bạn hỏi cần chứng chỉ gì. Tùy ngôn ngữ, phổ biến là IELTS, JLPT, TOPIK, HSK, nhưng chứng chỉ chỉ giúp hồ sơ được đọc. Còn câu AI có thay người dịch không, mình nghĩ ở những tài liệu cần chính xác cao, bối cảnh phức tạp hay giao tiếp trực tiếp, vẫn phải có người chịu trách nhiệm cuối cùng. Và người đó cần giỏi hơn cái máy ở đúng chỗ máy hay sai.

Cuốn sổ đầu tiên mình dùng để dịch nối tiếp vẫn còn nằm trong ngăn bàn. Trang thứ ba là một buổi giới thiệu nhà máy cho đoàn khách Nhật, ông giám đốc nói liền gần ba phút về lịch sử công ty, sản lượng từng năm và kế hoạch mở rộng. Trang sổ đó kín chữ từ trên xuống dưới, chữ nọ đè chữ kia. Đến lượt mình nói, mình nhìn vào và không đọc được gì ngoài hai con số ở cuối.

Hôm đó mình dịch được khoảng một nửa. Phần còn lại là nhớ mang máng rồi nói vòng. Về nhà mình mới hiểu: mình đã cố chép lại lời người ta, trong khi việc của ghi chép là giữ lại cái khung của bài nói.

01 / Ghi chép để làm gì, khi đã có trí nhớ

Trong phiên dịch nối tiếp (consecutive interpreting), diễn giả nói một đoạn rồi dừng cho người phiên dịch (interpreter) chuyển sang ngôn ngữ kia. Đoạn đó có thể vài chục giây, cũng có thể vài phút, với tên tổ chức, số liệu và lập luận kiểu “vì A nên B, nhưng nếu C thì D”. Trí nhớ ngắn hạn không giữ hết được chừng đó.

Thế nhưng điều mình mất mấy năm mới thấm là ghi chép chỉ đỡ cho trí nhớ, không thay được nó. Người dịch tốt vẫn hiểu bài nói trước, rồi mới ghi. Cuốn sổ chỉ giữ những mốc dễ đánh rơi: ý chính theo thứ tự, mối liên hệ giữa các ý, và những chi tiết “cứng” như số, ngày tháng, tên riêng.

“Nhìn vào trang sổ, mình cần thấy hình dáng bài nói, chứ không phải đọc lại từng chữ của nó.”

02 / Mấy nguyên tắc mình mượn từ sách, rồi sửa cho hợp tay

Phần lớn các lớp phiên dịch mình biết đều dạy dựa trên cách ghi chú mà Jean-François Rozan hệ thống lại từ những năm 1950. Mình không áp dụng y nguyên, nhưng khung đó vẫn đúng.

Ghi ý, không ghi từ

Nghe xong một ý, hiểu nó, rồi viết một hai ký hiệu đủ để nhắc lại ý đó. Câu “Sản lượng năm nay tăng khoảng hai mươi phần trăm so với năm ngoái, chủ yếu nhờ dây chuyền mới” trong sổ mình chỉ còn là: “sl ↑ 20% / nn”, xuống dòng, thụt vào, “∵ dc mới”. Năm sáu ký tự cho một câu dài.

Viết tắt có quy ước, và giữ quy ước đó

Từ dài thì viết tắt, nhưng phải là kiểu viết tắt mình dùng mọi lúc chứ không phải nghĩ ra tại chỗ. Mình hay giữ chữ đầu và chữ cuối, hoặc dùng luôn chữ Hán quen thuộc khi dịch tiếng Nhật, vì một chữ 品 viết nhanh hơn chữ “chất lượng”.

Đừng bỏ những từ nối

“Nhưng”, “vì vậy”, “ngoài ra”, “mặt khác”. Lúc mới học mình coi chúng là từ phụ, bỏ đi để ghi kịp. Kết quả là ý thì đủ mà nói ra nghe như danh sách rời rạc. Từ nối là thứ giữ logic của diễn giả, nên giờ mình luôn có ký hiệu riêng cho chúng ở mép trái trang.

Bố cục dọc, thụt lề

Mỗi ý một dòng. Ý phụ thụt vào so với ý chính. Chủ ngữ ở bên trái, động từ lùi sang phải một chút, bổ ngữ ở dòng dưới. Khi ghi kiểu này, chỉ liếc qua là thấy cấu trúc câu. Gạch ngang ngăn cách mỗi khi diễn giả chuyển sang ý lớn mới.

Số liệu, tên riêng ghi cho chính xác

Đây là phần trí nhớ sai nhiều nhất và cũng là phần khách để ý nhất. Mình từng nhầm “nghìn” với “vạn” khi dịch tiếng Nhật sang tiếng Việt, một con số lệch mười lần. Từ đó mình viết số kèm đơn vị rất rõ, và nếu là tiếng Nhật thì ghi luôn theo hệ đếm của tiếng Việt ngay trong sổ.

03 / Bộ ký hiệu khởi đầu

Dưới đây là mấy ký hiệu mình dùng nhiều nhất. Không phải chuẩn bắt buộc. Mỗi người nên chọn cái mình thấy tự nhiên, rồi dùng nhất quán.

Lúc mới học, mình hào hứng tự chế cả chục ký hiệu trong một tuần. Vào buổi dịch thật thì quên nghĩa một nửa. Bây giờ mình thêm mỗi lần một ký hiệu, dùng nó hai tuần cho thành phản xạ rồi mới thêm cái khác.

04 / Cách mình tự luyện ở nhà

Mình coi ghi chép là một bài tập riêng, giống người chạy bộ có buổi tập sức bền tách khỏi buổi tập tốc độ. Nếu bạn đang vẽ lộ trình trong nghề biên phiên dịch cho mình, nên để ghi chép thành một mục có giờ cố định, đặt cạnh việc học từ vựng và kiến thức chuyên ngành.

Cách làm đơn giản. Chọn một bài phát biểu hoặc một bản tin dài hai, ba phút. Nghe một lần, không dừng, vừa nghe vừa ghi. Sau đó gấp nguồn lại, nhìn sổ và nói lại bằng ngôn ngữ đích, bật ghi âm điện thoại. Cuối cùng mở lại bản gốc, so với bản ghi âm của mình.

Giai đoạn đầu mình nghe và nói cùng một ngôn ngữ, chỉ để tập tách ý. Nghe tiếng Việt, ghi, rồi kể lại bằng tiếng Việt. Quen rồi mới chuyển sang nghe tiếng Nhật, nói tiếng Việt. Độ dài đoạn nghe và mật độ số liệu tăng dần. Khoảng hai mươi phút mỗi ngày, đều đặn, hiệu quả hơn hẳn ba tiếng dồn vào chủ nhật. Ít ra với mình là vậy.

Sau mỗi buổi tập, mình đánh dấu ba loại chỗ hỏng ngay trên trang sổ: ý bị mất, ký hiệu gây nhầm, chỗ ghi quá nhiều chữ. Đếm dần qua từng tuần, mình thấy rõ mình đang yếu ở đâu.

Phần rà soát này nghe nhàm nhưng là phần làm sổ mình gọn đi nhiều nhất. Có giai đoạn mình phát hiện mình luôn mất ý thứ hai sau một con số dài, vì mải ghi số. Giải pháp hóa ra rất đơn giản: ghi số thật nhanh ở lề phải, quay lại dòng chính ngay.

05 / Mấy chuyện nhỏ về dụng cụ

Có bạn hỏi mình nên ghi bằng ngôn ngữ nguồn hay ngôn ngữ đích. Mình không thấy có đáp án chung. Mình ghi lẫn lộn, ký hiệu là chính, chữ thì chữ nào ngắn hơn dùng chữ đó. Có người thích ghi thẳng bằng ngôn ngữ đích để nói luôn. Miễn là đọc lại nhanh và không nhầm.

Có bạn hỏi dùng máy tính bảng được không. Được, nếu bạn quen bút cảm ứng. Mình vẫn dùng sổ gáy lò xo ở cạnh trên, khổ nhỏ hơn A5 một chút, kẻ một đường dọc giữa trang. Lật nhanh, không lo hết pin, không có thông báo nào nhảy lên giữa buổi họp. Bút thì bút bi trơn, mực ra đều, luôn mang theo cây thứ hai.

Còn câu “bao lâu thì thành thạo”, mình chỉ nói được trải nghiệm của mình: luyện đều chừng vài tháng thì ký hiệu bắt đầu thành phản xạ, nhưng tới giờ, sau mỗi buổi dịch thật mình vẫn còn chỗ để sửa. Nếu muốn đọc thêm phương pháp, tài liệu của AIIC và giáo trình của các khoa phiên dịch là chỗ đáng lật.

Cuốn sổ cũ kia mình giữ lại không phải vì kỷ niệm đẹp. Thỉnh thoảng giở ra, nhìn trang thứ ba kín chữ, mình lại nhớ: ghi ít mà đúng chỗ.

Tuần trước mình nhận dịch tiếng Nhật cho một buổi đánh giá nhà cung cấp ở khu công nghiệp. Cùng phòng họp hôm đó có một bạn phiên dịch viên tiếng Hàn, đi theo đoàn khách của một công ty linh kiện. Hai đứa ngồi cạnh nhau suốt buổi, giờ nghỉ trưa thì ngồi ăn cơm hộp ở căng tin. Bài này phần lớn là những gì mình nghe bạn ấy kể, cộng với chuyện mình thấy ở các đồng nghiệp làm tiếng Hàn trong mấy năm đi dịch chung.

01 / Chức danh ghi một đằng, việc làm một nẻo

Trên tin tuyển dụng, vị trí này có thể là thông dịch viên, trợ lý tiếng Hàn, nhân viên biên phiên dịch, có chỗ ghi “phiên dịch kiêm thư ký”. Tiếng Anh thường gọi là Korean interpreter. Nhưng hỏi kỹ thì ngày làm việc của bạn ấy chẳng mấy khi chỉ có dịch nói.

Sáng bảy rưỡi họp giao ban xưởng, dịch cho trưởng xưởng người Hàn và các tổ trưởng. Chín giờ theo quản lý chất lượng đi kiểm tra dây chuyền, có lỗi gì thì đứng ngay đó truyền đạt cho công nhân. Mười giờ quay về văn phòng dịch báo cáo lỗi sang tiếng Hàn, gửi lên trên trước giờ nghỉ trưa. Chiều có thể là đi cùng chuyên gia lên cơ quan quản lý lao động ở địa phương để nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động, hoặc ngồi dịch email với nhà cung cấp. Cuối ngày dịch biên bản họp.

Bạn ấy cười bảo, ranh giới giữa phiên dịch và trợ lý ở nhà máy mờ lắm, ai không hỏi rõ phạm vi việc ngay từ lúc phỏng vấn thì dễ thành người làm đủ thứ.

Mình nghĩ người mới nên hỏi thẳng lúc phỏng vấn: một tuần bao nhiêu phần là dịch, bao nhiêu phần là việc hành chính. Câu hỏi đó không thất lễ chút nào.

02 / Nhà máy, văn phòng, hội nghị và mấy chỗ khác

Mỗi môi trường kéo người dịch về một hướng khác. Ở nhà máy điện tử hay may mặc, cái cần nhất là thuật ngữ kỹ thuật và phản xạ, vì người ta nói nhanh, nói tắt, và đang đứng giữa tiếng máy. Ở văn phòng công ty thương mại hay xây dựng, việc nghiêng về văn bản: hợp đồng, email, báo cáo tháng, đôi khi kiêm luôn lịch làm việc cho giám đốc. Văn phong phải trang trọng, kính ngữ phải chuẩn.

Hội nghị, lễ ký kết, đón đoàn công tác thì lại khác hẳn. Ít ngày nhưng căng, cần chuẩn bị tài liệu từ trước và đứng được trước đông người. Còn mảng du lịch, y tế cho khách Hàn thì cần sự mềm mỏng, hiểu tâm lý người đang ở nước lạ.

Chuyện ca kíp cũng tùy chỗ. Nhà máy chạy ba ca thì phiên dịch có khi phải theo lịch sản xuất, tăng ca khi có đợt kiểm tra của khách. Văn phòng thì đa số giờ hành chính.

“Tiếng Hàn đưa mình vào phòng họp. Hiểu cái máy đang chạy thế nào mới giữ mình ngồi lại trong phòng đó.”

03 / TOPIK và những thứ điểm số không nói

Thước đo phổ biến là kỳ thi TOPIK (Test of Proficiency in Korean). TOPIK I gồm cấp 1 và 2, TOPIK II gồm cấp 3 đến 6. Nhiều doanh nghiệp tuyển phiên dịch hay nhắc tới TOPIK II từ cấp 4 trở lên, nhưng không có mức chung cho mọi nơi, và theo lời bạn đồng nghiệp kia, buổi dịch thử ngay tại phỏng vấn mới là chỗ người ta quyết định.

Thứ điểm số không đo được là nghe giọng thật. Quản lý người Hàn ở xưởng không nói như băng luyện nghe. Có người nói giọng vùng Gyeongsang, có người nói rất nhanh và cắt cụt câu trong họp nội bộ. Bạn ấy kể tháng đầu đi làm, chiều nào về cũng ghi lại những câu nghe không ra rồi hỏi lại đồng nghiệp người Hàn vào sáng hôm sau.

Thứ nữa là tiếng Việt. Mình gặp không ít bạn tiếng Hàn rất tốt mà dịch sang tiếng Việt lại lủng củng, câu dài, đảo trật tự như văn Hàn. Tổ trưởng nghe một hồi là mất tập trung. Nếu bạn còn đang so sánh tiếng Hàn với các ngôn ngữ và kiểu dịch khác trước khi chọn, có thể đọc thêm cái nhìn tổng thể về nghề biên phiên dịch mà mình viết trước đây.

Rồi đến giữ ý. Trong buổi họp tuần trước, có lúc khách bên Hàn nói khá gắt về tỷ lệ lỗi. Bạn ấy dịch đủ ý, giữ được độ nghiêm, nhưng không thêm sắc thái nặng nề. Người phiên dịch không được tự ý thêm bớt lời của hai bên, kể cả khi muốn làm dịu không khí. Cái khéo nằm ở giọng và cách chọn từ, không nằm ở việc sửa nội dung. Tài liệu nội bộ, số liệu sản xuất, hợp đồng cũng phải giữ kín theo cam kết với công ty.

04 / Vào nghề từ đâu

Đường quen thuộc là học ngành Ngôn ngữ Hàn Quốc hoặc Hàn Quốc học, đi thực tập ở doanh nghiệp Hàn từ năm ba. Người học trái ngành vẫn vào được nếu tự học nghiêm túc, có chứng chỉ, và tìm được chỗ dịch thực tế như sự kiện giao lưu, cộng tác viên dịch tài liệu. Bạn đồng nghiệp kia học kế toán, tự học tiếng Hàn, vào nghề nhờ một vị trí kế toán ở công ty Hàn rồi chuyển dần sang dịch.

Có bạn hỏi mình nên luyện nghe bằng phim không. Phim giúp quen nhịp, nhưng nếu muốn làm ở doanh nghiệp thì nên nghe bản tin, hội thảo, phỏng vấn doanh nhân nhiều hơn. Có bạn hỏi cần chọn ngành sớm không. Theo mình là nên, chọn một mảng như điện tử, may mặc hay xây dựng rồi làm sổ thuật ngữ cho riêng mảng đó, sau mỗi buổi dịch thì bổ sung. Khi đã vững một mảng, sang mảng khác bạn có sẵn cách học.

Một thói quen nhỏ mình học được từ các bạn làm tiếng Hàn: mỗi tối đọc to một đoạn tin tiếng Hàn rồi nói lại bằng tiếng Việt, ghi âm, nghe lại. Mười lăm phút thôi. Làm đều vài tháng, phản xạ khác hẳn.

Sáng nay mình mở máy lúc bảy giờ kém, việc đầu tiên vẫn như mọi ngày: bật phần mềm dịch, nạp bộ nhớ dịch của khách hàng cũ, rồi mới đi pha cà phê. Bộ hướng dẫn vận hành máy ép nhựa hôm qua còn khoảng bốn mươi trang. Nhờ bộ nhớ dịch, gần một phần ba số câu đã hiện sẵn gợi ý từ dự án năm ngoái của cùng khách.

Mấy bạn sinh viên thực tập ở chỗ mình hay hỏi CAT tool là gì, có phải “phần mềm dịch hộ” không. Không phải. Câu trả lời ngắn của mình là: nó là cái bàn làm việc của người biên dịch, có ngăn kéo nhớ những gì mình từng viết. Còn việc viết, vẫn là mình.

01 / Cái tên nghe to tát, bản chất khá giản dị

CAT là viết tắt của Computer-Assisted Translation, dịch có máy tính hỗ trợ. Khi mình mở một file DOCX trong phần mềm, nó không trả về nguyên một bản dịch như các công cụ dịch máy. Nó cắt văn bản thành từng phân đoạn (segment), thường mỗi đoạn là một câu, rồi xếp thành hai cột: bên trái câu gốc, bên phải ô trống để mình gõ.

Dịch xong câu nào, mình bấm xác nhận. Cặp câu nguồn và câu đích đó được cất vào bộ nhớ dịch (translation memory, gọi tắt TM). Lần sau gặp câu y hệt, phần mềm điền sẵn. Gặp câu gần giống, chẳng hạn chỉ khác con số hay tên linh kiện, nó vẫn đưa ra gợi ý và tô màu chỗ khác biệt để mình sửa.

Thứ hai là cơ sở thuật ngữ (termbase). Đây là danh sách từ chuyên ngành đã thống nhất với khách. Với khách máy ép nhựa kia, “金型” phải là “khuôn”, không được lúc “khuôn” lúc “khuôn đúc” lúc “mold”. Mỗi khi câu gốc có từ nằm trong termbase, phần mềm hiện cách dịch đã chốt ngay bên cạnh.

Những phần ít người kể

Ngoài TM và termbase, có hai thứ mình dùng hằng ngày mà người mới hay bỏ qua. Một là chức năng kiểm tra chất lượng (QA check): nó soát số liệu lệch giữa hai bên, thẻ định dạng bị mất, khoảng trắng thừa, thuật ngữ dùng sai so với termbase. Hai là bộ lọc file. Một file Excel có công thức, một file PowerPoint đầy hộp chữ, hay một file XML của lập trình viên, mở bằng phần mềm thì mình chỉ thấy chữ cần dịch, còn bố cục giữ nguyên khi xuất ra.

Lần đầu dùng QA check, mình phát hiện mình gõ nhầm “0,5 mm” thành “5 mm” ở một bản đã giao. Từ đó mình không bao giờ bỏ bước này.

02 / CAT tool và dịch máy, hai thứ hay bị nhập làm một

Đây là chỗ nhầm phổ biến nhất. Dịch máy (machine translation) là thuật toán tự sinh ra câu đích. CAT tool là môi trường để người dịch làm việc, trong đó dịch máy có thể là một nguồn gợi ý được cắm vào, hoặc không. Nhiều dự án mình nhận, khách cấm dùng dịch máy vì lý do bảo mật, và mình vẫn làm trên CAT tool bình thường.

Bảng này mình vẽ cho bạn thực tập hồi tháng trước, vì bạn ấy cứ nghĩ học CAT tool là học “cách nhờ máy dịch”. Thật ra phần lớn thời gian trên phần mềm, mình vẫn đang dịch bằng đầu.

Một chuyện nữa liên quan tới tiền. Nhiều công ty dịch thuật tính đơn giá theo mức trùng khớp với TM: câu trùng hoàn toàn, câu trùng một phần và câu mới được tính khác nhau. Không hiểu cơ chế này thì đọc bảng phân tích (analysis report) đính kèm đơn hàng sẽ thấy rối, và khó trao đổi lại khi thấy chưa hợp lý.

03 / Những cái tên mình đã ngồi cùng

Mình không định xếp hạng phần mềm nào hơn phần mềm nào, vì mỗi khách một yêu cầu. Chỉ kể những gì mình đã dùng thật.

Trados Studio của RWS là thứ mình gặp nhiều nhất ở các dự án qua công ty dịch thuật lớn, nhất là bản địa hóa tài liệu kỹ thuật. Nặng, nhiều nút, mất một thời gian mới quen. memoQ thì mình thấy dễ chịu hơn ở khoản quản lý thuật ngữ, nhiều người dịch tự do quen mình đang dùng. OmegaT miễn phí, mã nguồn mở, giao diện đơn sơ nhưng đủ để hiểu tư duy phân đoạn và TM. Mình hay khuyên người mới bắt đầu từ đây.

Ngoài ra còn nhóm chạy trên trình duyệt như Phrase (tên cũ là Memsource) và Smartcat. Không phải cài gì, nhiều người cùng dịch, biên tập và quản lý một dự án. Đổi lại, mạng chập chờn là ngồi chờ, và mọi thứ nằm trên máy chủ của nền tảng nên phải đọc kỹ yêu cầu bảo mật của khách.

Nếu bạn đang phân vân CAT tool nằm ở đâu trong các hướng đi trong nghề biên phiên dịch, thì nó gắn với biên dịch văn bản và bản địa hóa (localization). Người làm phiên dịch nói gần như không đụng tới, trừ lúc trích bảng thuật ngữ ra để học trước buổi họp.

“Phần mềm nhớ giùm mình mười nghìn câu. Nó không biết câu nào hợp với ngữ cảnh hôm nay.”

04 / Mấy điều mình rút ra sau nhiều năm dùng

Gợi ý trùng khớp cao không có nghĩa là đúng. Có lần TM điền sẵn câu “Nhấn nút dừng khẩn cấp” cho một câu gốc giống hệt, nhưng trong tài liệu mới, câu đó nằm ở phần mô tả thiết bị chứ không phải thao tác, nên phải chuyển sang dạng mô tả. Mình đọc lại cả đoạn trước khi xác nhận, kể cả với câu trùng hoàn toàn.

Bộ nhớ dịch tạo ra từ tài liệu của khách có thể thuộc về khách, tùy hợp đồng. Mình luôn hỏi rõ trước khi dùng lại TM của dự án này cho khách khác, và không bao giờ đưa tài liệu mật lên công cụ dịch máy công cộng khi chưa được cho phép.

Với người mới, cách tập của mình khá thủ công. Lấy một tài liệu song ngữ công khai, ví dụ sách hướng dẫn sử dụng một món đồ gia dụng có cả bản tiếng Nhật và tiếng Việt. Tạo dự án trong OmegaT, dịch phần tiếng Nhật, sau đó so với bản tiếng Việt có sẵn. Vài buổi tối là quen thao tác tạo dự án, nạp TM, chạy kiểm tra, xuất file. Lúc nhận bài test của công ty dịch thuật, bạn sẽ không bị khựng vì phần mềm lạ.

Song song, nên tự lập termbase riêng cho mảng mình theo. Termbase cơ khí của mình bắt đầu từ một file Excel vài chục dòng, giờ đã thành thứ mình tiếc nhất nếu lỡ mất máy. Thế nên sao lưu nữa, cuối tuần nào mình cũng chép ra ổ ngoài.

Khi đã dùng quen một phần mềm, ghi rõ tên và mức độ sử dụng vào hồ sơ. Bên tuyển dụng ở mảng biên dịch thường hỏi thẳng: dùng được Trados không, xuất được file bilingual để review không, chạy QA chưa. Trả lời được mấy câu đó, nói chuyện với nhau dễ hơn nhiều.

Tuần nào mình cũng nhận ít nhất một tin nhắn kiểu này: “Chị ơi, em cần dịch công chứng bằng đại học với học bạ, mai lấy được không?”. Mình luôn hỏi lại hai câu trước khi báo giá: giấy tờ này nộp cho ai, ở nước nào. Câu trả lời quyết định gần như mọi thứ phía sau.

Có lần một bạn mang tới bộ hồ sơ du học đã dịch ở một nơi khác, bị trường trả lại vì tên riêng trong bản dịch ghi không dấu, còn trên hộ chiếu thì có dấu. Một chi tiết nhỏ, mất thêm hai tuần. Từ đó mình viết bài này để gửi cho khách đọc trước, đỡ phải giải thích lại từ đầu.

01 / Cái tên quen, nhưng thủ tục đã khác

Theo cách mọi người vẫn gọi, dịch thuật công chứng là dịch một giấy tờ từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc ngược lại, rồi có cơ quan xác nhận để bản dịch được dùng trước cơ quan, tổ chức. Giấy tờ hay gặp nhất là hộ chiếu, bằng cấp, học bạ, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, lý lịch tư pháp, hợp đồng.

Ngày trước, công chứng viên có thể chứng nhận bản dịch, nên chữ “công chứng bản dịch” in sâu vào đầu ai cũng vậy. Từ ngày 1/7/2025, Luật Công chứng 2024 có hiệu lực và không còn xếp việc công chứng bản dịch vào phạm vi công chứng nữa. Việc xác nhận bản dịch giờ đi theo đường chứng thực chữ ký người dịch, làm theo pháp luật về chứng thực. Bản dịch đã công chứng trước ngày đó vẫn tiếp tục dùng được.

Khách vẫn gọi là “dịch công chứng”, mình cũng không bắt ai đổi cách gọi. Nhưng khi làm thì phải đúng tên, đúng thủ tục.

Chứng thực chữ ký người dịch nghĩa là gì

Nói đơn giản: cơ quan có thẩm quyền xác nhận chữ ký trên bản dịch đúng là của người dịch, và người dịch đó đủ điều kiện. Còn nội dung dịch đúng hay sai thì người dịch tự chịu trách nhiệm. Đây là chỗ nhiều khách hiểu nhầm. Con dấu chứng thực không có nghĩa là có ai đó đã đọc lại và kiểm tra bản dịch giúp bạn.

Con dấu chứng thực xác nhận chữ ký và tư cách người dịch, không xác nhận bản dịch đúng. Người ký vào bản dịch chịu trách nhiệm về nội dung. Vì vậy chọn người dịch quan trọng hơn chọn nơi đóng dấu.

02 / Ai được dịch, làm ở đâu

Không phải ai biết ngoại ngữ cũng ký vào bản dịch để chứng thực được. Người dịch phải có văn bằng ngoại ngữ phù hợp theo quy định, hoặc là cộng tác viên dịch thuật đã đăng ký với nơi làm chứng thực. Bạn tự dịch giấy tờ của mình cũng được, miễn có văn bằng đáp ứng điều kiện và mang theo khi làm thủ tục.

Nơi tiếp nhận hiện nay gồm Ủy ban nhân dân cấp xã và các tổ chức hành nghề công chứng (phòng công chứng, văn phòng công chứng). Người đang ở nước ngoài thì làm tại cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước đó. Từ khi chính quyền địa phương chuyển sang mô hình hai cấp, thẩm quyền và hồ sơ được sắp xếp lại vài lần, nên trước khi đi, mình luôn khuyên khách tra trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc gọi hỏi thẳng nơi định nộp.

Với người làm nghề, mảng hồ sơ cá nhân này là nguồn việc khá đều vì nhu cầu du học, đi làm việc ở nước ngoài, kết hôn và định cư không lúc nào ngớt. Nó cũng là một nhánh khá riêng, và mình có vẽ lại vị trí của nó trong bản đồ nghề biên phiên dịch cho bạn nào muốn so với biên dịch chuyên ngành hay phiên dịch hội nghị.

03 / Giấy tờ nước ngoài: Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự

Phần này mình phải cập nhật lại bài cũ, vì có thay đổi lớn trong năm nay.

Trước đây, giấy tờ do nước ngoài cấp muốn dùng ở Việt Nam thường phải qua hợp pháp hóa lãnh sự: chứng nhận ở nước cấp, rồi qua cơ quan đại diện Việt Nam ở nước đó. Ngược lại, giấy tờ Việt Nam mang ra nước ngoài thì chứng nhận lãnh sự ở Việt Nam rồi hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện của nước kia. Mỗi bước vài ngày tới vài tuần, khách mình từng phải chờ gần hai tháng cho một bộ hồ sơ.

Việt Nam đã gia nhập Công ước Apostille (Công ước La Hay về miễn hợp pháp hóa giấy tờ công nước ngoài), và công ước có hiệu lực với Việt Nam từ ngày 11/9/2026. Từ đó, giữa Việt Nam và các nước thành viên chấp nhận việc gia nhập này, giấy tờ công chỉ cần một chứng nhận Apostille do cơ quan có thẩm quyền của nước cấp giấy tờ đóng, thay cho cả chuỗi hợp pháp hóa. Giấy tờ đã hợp pháp hóa trước ngày đó vẫn còn dùng được.

Nhưng đừng vội nghĩ mọi giấy tờ, mọi nước đều chỉ cần Apostille. Có mấy điều mình luôn nhắc khách.

Thứ nhất, không phải nước thành viên nào cũng áp dụng với Việt Nam; một số nước đã phản đối việc gia nhập, nên với các nước đó vẫn phải hợp pháp hóa như cũ. Thứ hai, có loại giấy tờ nằm ngoài phạm vi Apostille, chẳng hạn giấy tờ do cơ quan ngoại giao, lãnh sự lập, hoặc một số giấy tờ liên quan trực tiếp tới thương mại, hải quan. Thứ ba, nếu giữa Việt Nam và nước kia có điều ước song phương miễn hợp pháp hóa thì có thể không cần cả hai thủ tục. Thứ tư, Apostille chỉ xác nhận chữ ký, chức danh và con dấu trên giấy tờ, không xác nhận nội dung bên trong.

Cách chắc ăn nhất là hỏi chính nơi sẽ nhận hồ sơ: họ chấp nhận Apostille hay đòi hợp pháp hóa. Mình đã gặp trường hợp cơ quan tiếp nhận ở nước ngoài còn chưa cập nhật kịp, vẫn yêu cầu theo cách cũ.

Thứ tự làm sao cho khỏi mất công

Giấy tờ nước ngoài thường phải có Apostille hoặc hợp pháp hóa (trừ khi được miễn) trước, rồi mới dịch và chứng thực chữ ký người dịch ở Việt Nam. Nếu bạn dịch trước rồi mới đi đóng Apostille, có khi phải dịch lại phần chứng nhận mới. Mình đã thấy người mất tiền dịch hai lần vì làm ngược thứ tự.

04 / Ba bước của một bộ hồ sơ trên bàn mình

Khách gửi bản chính hoặc bản sao hợp lệ. Mình dịch đầy đủ, kể cả con dấu, chữ ký, dòng chữ nhỏ bên lề, chú thích ở mặt sau. Con dấu tròn thì mình ghi rõ trong ngoặc vuông nội dung trên dấu.

Tiếp đó là ký. Nếu mình là cộng tác viên đã đăng ký thì ký theo mẫu chữ ký đã lưu, còn không thì ký trước mặt người thực hiện chứng thực.

Cuối cùng, nơi chứng thực ghi lời chứng, ký và đóng dấu. Xong.

Nghe đơn giản. Cái khó nằm ở bước một. Tên riêng, ngày tháng, số hiệu giấy tờ phải khớp tuyệt đối với bản gốc và với các giấy tờ khác trong bộ hồ sơ, nhất là hộ chiếu. Ngày tháng kiểu Việt Nam và kiểu Mỹ đặt ngược nhau, viết 03/04 mà không ghi rõ tháng là đủ để hồ sơ bị hỏi lại. Còn giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc nội dung trái pháp luật thì không được chứng thực, dịch xong cũng vô ích.

Mình giữ một bộ mẫu dịch cho những loại giấy tờ hay gặp, như khai sinh, bằng tốt nghiệp, bảng điểm, lý lịch tư pháp, để các thuật ngữ hành chính luôn thống nhất. Và trước khi giao, mình mở hộ chiếu của khách ra đối chiếu tên một lần cuối, dù đã đối chiếu từ đầu.

Có bạn hỏi mình bản dịch công chứng làm trước tháng 7/2025 có còn dùng được không. Theo luật thì vẫn còn giá trị, nhưng nơi tiếp nhận có thể có yêu cầu riêng về thời hạn, ví dụ chỉ nhận bản trong vòng sáu tháng, nên cứ hỏi trước. Có bạn lại hỏi dịch công chứng với hợp pháp hóa lãnh sự khác nhau thế nào. Mình hay giải thích: chứng thực chữ ký người dịch là xác nhận cho bản dịch, còn hợp pháp hóa hay Apostille là xác nhận con dấu, chữ ký trên chính giấy tờ gốc để nước khác công nhận. Hai việc khác nhau, nhiều hồ sơ cần cả hai.

Với bạn nào muốn làm mảng dịch hồ sơ pháp lý, mình nghĩ thứ cần nhất không phải văn hay. Cần thuật ngữ hành chính, tư pháp chuẩn ở cả hai thứ tiếng, cần quen bố cục từng loại giấy tờ, và cần thói quen đọc văn bản mới về chứng thực, hợp pháp hóa. Riêng năm nay thôi đã có hai thay đổi lớn mà khách nào cũng hỏi.

Quy định về chứng thực và hợp pháp hóa giấy tờ thay đổi khá thường xuyên. Trước khi nộp hồ sơ, bạn nên hỏi trực tiếp cơ quan tiếp nhận hoặc tra trên Cổng Dịch vụ công để biết yêu cầu mới nhất.

Lần đầu mình bước vào một cabin là để ngồi cạnh, không phải để dịch. Một chị đàn chị nhận dịch hội thảo về logistics, rủ mình theo làm người hỗ trợ. Buồng nhỏ hơn mình tưởng, kính phía trước nhìn ra sân khấu, hai bộ tai nghe, hai micro, một bàn điều khiển có nút cough (tắt tiếng tạm thời) mà chị dặn đi dặn lại phải nhớ vị trí.

Hôm đó mình chỉ ghi số liệu và tên riêng lên tờ giấy cho chị. Vậy mà hết ngày mình vẫn mệt rã.

01 / Nói gọn thì nó là gì

Phiên dịch cabin, còn gọi là phiên dịch song song hay đồng thời (simultaneous interpreting), là khi người dịch nói bản dịch gần như cùng lúc với diễn giả. Người dịch ngồi trong buồng cách âm, nghe diễn giả qua tai nghe, nói vào micro. Khán giả dưới hội trường đeo tai nghe, chọn kênh ngôn ngữ, và nghe bản dịch theo thời gian thực.

Khác với phiên dịch nối tiếp, diễn giả không phải dừng lại chờ. Một bài phát biểu hai mươi phút vẫn là hai mươi phút. Đó là lý do hội nghị quốc tế, diễn đàn kinh tế, hội thảo khoa học có nhiều ngôn ngữ hầu như đều dùng cabin. Ở tầm quốc tế, Hiệp hội Phiên dịch Hội nghị Quốc tế (AIIC) là tổ chức nghề nghiệp lâu đời của mảng này và có nhiều khuyến nghị về điều kiện làm việc trong cabin.

Mấy năm gần đây còn có kiểu dịch cabin từ xa (remote simultaneous interpreting), người dịch ngồi ở nhà hoặc ở một phòng thu, kết nối qua nền tảng trực tuyến. Mình đã làm vài buổi kiểu này. Đỡ di chuyển, nhưng mất đi thứ mình rất cần là nhìn thấy mặt diễn giả.

02 / Bên trong buồng diễn ra những gì

Thật ra phần lớn công việc diễn ra trước khi vào buồng. Ban tổ chức gửi chương trình, bài trình bày, danh sách diễn giả. Mình đọc hết, lập bảng thuật ngữ, tra cách đọc tên riêng, xem lại video cũ của diễn giả nếu có để quen giọng. Một hội thảo một ngày có thể mất hai, ba ngày chuẩn bị.

Trong lúc dịch, đầu óc làm ba việc một lúc: nghe câu đang nói, nói câu vừa nghe, và nghe chính giọng mình để biết mình có đang nói đúng không. Khoảng cách giữa diễn giả và người dịch chỉ vài giây. Với cặp Nhật – Việt thì khó thêm một bậc, vì động từ tiếng Nhật nằm cuối câu, có khi phải đợi tới gần hết câu mới biết người ta đang “làm” hay “không làm”.

Vì sao luôn có hai người

Cabin chuẩn thường có ít nhất hai người, thay nhau mỗi lượt khoảng hai mươi tới ba mươi phút. Không phải vì xa xỉ. Sau chừng đó thời gian, độ chính xác của người dịch tụt rõ rệt, mà chính mình không nhận ra. Người đang nghỉ không ngồi chơi: họ ghi số, ghi tên, tìm slide, sẵn sàng đưa một từ khi người đang dịch vấp.

Lần đầu mình được cầm micro chính là một phiên chiều, chủ đề quen, diễn giả nói chậm. Hai mươi phút đầu ổn. Tới phút thứ hai mươi lăm, diễn giả đọc một loạt số liệu xuất khẩu theo quý, mình bỏ sót hai con số. Chị đàn chị đã viết sẵn lên giấy và đẩy sang, mình đọc theo. Không ai dưới hội trường biết.

“Trong cabin, người đồng nghiệp ngồi cạnh là tấm lưới đỡ của mình.”

Đặt cabin bên cạnh các ngách khác như biên dịch hay phiên dịch nối tiếp, mình nghĩ đây là nhánh cần đào tạo sâu nhất, và mình có viết thêm về các nhánh đó trong bài tổng quan về nghề biên phiên dịch.

03 / Luyện gì trước khi vào buồng

Ngoại ngữ phải vững cả hai chiều, chuyện đó khỏi bàn. Còn lại là những kỹ năng mà lớp ngoại ngữ thông thường gần như không dạy.

Kỹ năng chia sẻ chú ý: vừa nghe vừa nói mà không bị lời mình át mất lời diễn giả. Kỹ năng dự đoán: đoán được câu đang đi về đâu dựa vào ngữ cảnh. Kỹ năng tóm lược: khi diễn giả nói quá nhanh, giữ lấy ý chính thay vì cố bám từng chữ rồi rơi lại phía sau. Và một vốn kiến thức nền đủ rộng để không bị chủ đề lạ làm bất ngờ.

Mình bắt đầu bằng shadowing, tức nói đuổi theo băng bằng chính ngôn ngữ đó, mỗi ngày mười lăm phút với tin tức. Vài tháng sau chuyển sang dịch tin tức, rồi bài phát biểu có tốc độ tăng dần. Mình ghi âm lại mọi lần luyện và nghe lại, chỗ nào ngập ngừng, chỗ nào bỏ ý, chỗ nào nói sai thuật ngữ đều lộ ra hết. Nghe giọng mình ngắc ngứ thì khó chịu, nhưng đó là cách nhanh nhất.

Mình chưa bao giờ nhận một buổi cabin mà không có tài liệu trước. Không phải kiêu, mà vì mình biết mình sẽ vấp ở đâu.

04 / Ai có thể ngồi vào đó

Mới ra trường mà làm cabin thì rất hiếm. Gần như mọi người mình quen trong mảng này đều đi lên từ phiên dịch nối tiếp, làm hội thảo nhỏ, ngồi hỗ trợ cho người có kinh nghiệm một thời gian dài rồi mới cầm micro chính. Một số bạn theo học các chương trình đào tạo phiên dịch hội nghị chuyên sâu trong hoặc ngoài nước.

Cabin tính thù lao theo buổi hoặc theo ngày, tùy cặp ngôn ngữ, chủ đề, uy tín. Sự kiện lại dồn vào một số tháng trong năm, nên làm tự do thì phải tính dòng tiền cho mùa vắng. Cặp Anh – Việt có nhu cầu đều nhất. Nhật – Việt hay Hàn – Việt ít người làm cabin hơn, nên ai làm được thì thường được mời lại qua giới thiệu.

Hồi mới nhận việc ở nhà máy, mình tưởng một ngày sẽ là: vào phòng họp, dịch, ra về. Tuần đầu tiên đã dạy mình khác. Thứ Hai mình dịch giao ban, đi theo kỹ sư Nhật xuống ba chuyền sản xuất, dịch hai email gửi công ty mẹ, viết biên bản họp, và tối đó nhận cuộc gọi từ một chuyên gia bị khóa ngoài căn hộ.

Bạn đang tìm hiểu phiên dịch viên tiếng Nhật làm gì thì mình nghĩ câu trả lời thật nhất là: phần dịch chỉ chiếm khoảng một nửa. Phần còn lại là làm cầu nối, theo nghĩa rộng nhất của chữ đó.

01 / Một ngày ở nhà máy

Mình kể theo đồng hồ, vì đó là cách mình nhớ rõ nhất.

7 giờ 30, giao ban. Trưởng xưởng người Nhật đọc số liệu sản lượng hôm qua, tỉ lệ lỗi, kế hoạch hôm nay. Mình dịch cho các tổ trưởng. Phần này đều đặn, từ vựng lặp lại mỗi ngày, mình gần như thuộc.

8 giờ 30, xuống xưởng. Hôm đó có lô hàng bị trả về vì lỗi trầy xước. Mình đi cùng chuyên gia chất lượng tới từng công đoạn, ông chỉ vào từng vết, hỏi công nhân thao tác thế nào, mình dịch qua lại giữa tiếng máy chạy. Mình phải biết phân biệt 傷 (vết trầy), 打痕 (vết va đập), 汚れ (vết bẩn), và biết cách hỏi một chị công nhân về thao tác của chị mà không làm chị nghĩ mình đang bị đổ lỗi.

11 giờ, viết báo cáo. Kết quả khảo sát phải gửi về Nhật trước giờ làm việc bên đó kết thúc. Mình dịch phần phân tích nguyên nhân sang tiếng Nhật, theo mẫu 4M quen thuộc (người, máy, vật liệu, phương pháp).

Buổi chiều có cuộc họp với khách hàng Nhật qua video. Không khí căng hơn buổi sáng nhiều. Mình dịch nối tiếp, ghi sổ liên tục.

5 giờ 30, đáng lẽ là về. Nhưng chuyên gia mới sang cần mình đi cùng tới ngân hàng mở tài khoản. Chuyện này không có trong mô tả công việc, nhưng ở nhiều công ty Nhật, phiên dịch nội bộ kiêm luôn việc hỗ trợ sinh hoạt cho người nước ngoài.

Những thứ ngoài lời nói

Có một phần việc mà mình thấy ít ai nhắc: dịch văn hóa làm việc. Người Nhật có thói quen Hō-Ren-Sō, tức báo cáo, liên lạc, bàn bạc thường xuyên. Đội ngũ Việt thì hay đợi xong việc mới báo. Hai bên không sai, chỉ là khác. Mình thường phải giải thích cho bên này hiểu vì sao bên kia khó chịu, trước khi chuyện nhỏ thành chuyện lớn.

Cách người Nhật từ chối cũng vậy. “Cái này hơi khó” nhiều khi nghĩa là “không”. Dịch đúng từng chữ thì bên Việt sẽ nghĩ vẫn còn cửa.

Một điều mình luôn tự nhắc: phiên dịch có mặt ở gần hết các cuộc trao đổi quan trọng, nên biết rất nhiều chuyện nội bộ. Giữ kín những gì mình nghe được là một phần của nghề, quan trọng không kém tiếng Nhật.

02 / Ở công ty IT và văn phòng thì khác

Mình có vài người bạn làm phiên dịch ở công ty phần mềm nhận dự án offshore cho khách Nhật. Ở đó vị trí này hay được gọi là Comtor (communicator). Việc chính của họ là dịch tài liệu đặc tả, dịch Q&A với khách hàng, tham gia họp dự án. Ít tiếng máy chạy, nhiều Excel và Backlog hơn. Cái khó là thuật ngữ IT và việc hiểu đủ quy trình phát triển phần mềm để biết khách đang hỏi về lỗi giao diện hay lỗi logic.

Ở văn phòng thương mại, xuất nhập khẩu, phiên dịch lại thiên về đàm phán, báo giá, chăm sóc khách. Kính ngữ (keigo) ở đây được soi kỹ. Mình từng thấy một bạn dịch đúng nội dung mà dùng thể thông thường với đối tác lớn tuổi, và không khí buổi gặp nguội hẳn.

Nếu bạn muốn đặt vị trí này bên cạnh các ngách khác như biên dịch tài liệu hay cabin, mình có viết một bài về toàn cảnh nghề biên phiên dịch. Ở đây mình gom lại ba môi trường hay gặp nhất cho phiên dịch tiếng Nhật.

Mỗi nơi một bộ từ vựng. Mình khuyên các bạn mới chọn một ngành và bám lấy nó vài năm, thay vì nhảy qua lại.

03 / JLPT bao nhiêu thì đủ

Thước đo phổ biến là kỳ thi năng lực Nhật ngữ JLPT, năm cấp từ N5 tới N1, ở Việt Nam thường tổ chức vào tháng 7 và tháng 12. Phần lớn tin tuyển phiên dịch mình thấy đòi từ N2. Vị trí dịch cho ban giám đốc hoặc đàm phán hay ưu tiên N1.

Nhưng JLPT chỉ thi đọc và nghe. Không có phần nói. Mình biết những người có N1 mà ngồi vào phòng họp vẫn lắp bắp, và những người N2 nói trôi chảy vì đã sống ở Nhật mấy năm. Vì vậy nhiều công ty phỏng vấn trực tiếp bằng tiếng Nhật và cho làm bài test dịch thuật ngữ chuyên ngành.

Có N3 thì sao

Một số doanh nghiệp nhỏ vẫn nhận nếu bạn nói tốt. Nhưng thường thì N3 hợp với vị trí nhân viên văn phòng biết tiếng Nhật hơn là phiên dịch. Mình nghĩ nếu đang ở N3, bạn có thể đi làm song song với việc học lên, môi trường thật sẽ kéo khả năng nghe nói của bạn lên nhanh hơn ngồi luyện đề.

Lúc thi N1 xong, mình tưởng mình đã giỏi tiếng Nhật. Tuần đầu ở xưởng, mình không hiểu nổi một câu ông tổ trưởng nói bằng giọng Osaka.

04 / Đi tiếp thế nào

Sau vài năm làm phiên dịch nội bộ, bạn sẽ hiểu quy trình công ty rõ tới mức nhiều người tự hỏi sao không chuyển hẳn sang quản lý. Thực tế nhiều người đã đi đường đó: trợ lý giám đốc, điều phối sản xuất, nhân sự, mua hàng. Một hướng khác là ở lại với ngôn ngữ, đi sâu vào phiên dịch đàm phán, hội nghị, hoặc biên dịch chuyên ngành tự do.

Thu nhập của phiên dịch tiếng Nhật tùy vào trình độ, khả năng nói thật sự, ngành và quy mô công ty. Vị trí cần N1 kèm kiến thức kỹ thuật hoặc IT thường được đãi ngộ khá hơn. Còn chuyện làm thêm giờ thì tùy nơi; ở nhà máy, lịch của mình đi theo lịch chuyên gia, có sự cố hay khách tới kiểm tra thì về muộn là chuyện thường.

Nếu được nói một điều với bạn đang học tiếng Nhật, mình sẽ nói: luyện nghe nói bằng tin tức, hội thảo, video người thật nói chuyện, đừng chỉ học giáo trình luyện thi. Và học về văn hóa doanh nghiệp Nhật song song. Bạn dịch đúng chữ mà sai tinh thần thì người Nhật vẫn sẽ thấy có gì đó không ổn, chỉ là họ không nói ra.

Thứ Ba tuần trước mình ngồi trước màn hình từ tám giờ sáng tới gần năm giờ chiều, dịch xong chín trang quy trình bảo trì máy nén khí. Thứ Tư mình đứng cạnh một giám đốc nhà máy suốt bốn tiếng, dịch buổi làm việc với nhà cung cấp. Cùng một người, cùng cặp tiếng Nhật – Việt, nhưng tối thứ Tư về nhà mình mệt theo một kiểu hoàn toàn khác.

Nên khi có bạn hỏi biên dịch và phiên dịch khác nhau thế nào, mình không muốn trả lời bằng định nghĩa. Mình kể hai ngày đó.

01 / Ngày thứ Ba, ngồi với chữ

Biên dịch viên (translator) làm với văn bản. Sản phẩm cuối là một tài liệu viết.

Sáng hôm đó mình đọc lướt cả chín trang trước, đánh dấu những chỗ lạ. Có một cụm từ chỉ bộ phận trên máy mà mình không chắc, mình mở catalogue của hãng ra đối chiếu hình. Có một câu mơ hồ về thời gian thay dầu, mình ghi lại để hỏi khách. Gần trưa mới bắt đầu dịch thật.

Cái sướng của biên dịch là được sai trong bản nháp. Mình dịch một câu, thấy chưa ổn, để đó, quay lại sau. Buổi chiều mình đọc lại toàn bộ bản dịch mà không nhìn bản gốc, sửa những chỗ đọc thấy gượng. Rồi kiểm tra số liệu: từng con số áp suất, từng mã linh kiện. Một chữ số sai trong tài liệu bảo trì có thể khiến người thợ siết sai lực.

Áp lực của biên dịch là áp lực hạn chót và áp lực chính xác. Nó âm ỉ, kéo dài, nhưng mình kiểm soát được nhịp.

02 / Ngày thứ Tư, đứng với lời

Phiên dịch viên (interpreter) làm với lời nói. Sản phẩm phát ra một lần và không sửa được.

Buổi làm việc với nhà cung cấp bắt đầu khá êm, tới giữa buổi thì bên kia báo giá tăng vì nguyên liệu. Ông giám đốc Nhật không vui. Ông nói rất chậm, rất lịch sự, nhưng mình biết từng chữ ông chọn đều đang gửi đi một thông điệp không lịch sự chút nào. Mình phải dịch sao cho bên Việt hiểu đúng độ nghiêm trọng mà không biến nó thành một câu cãi nhau.

Không có thời gian tra từ. Không có thời gian đọc lại. Mình nghe, ghi vài ký hiệu vào sổ, và nói. Lúc nào cũng có người nhìn mình chờ đợi.

Ở bức tranh chung của nghề biên phiên dịch mình có kể các nơi làm việc khác nhau, nhưng riêng chuyện phiên dịch thì cảm giác lúc đứng giữa hai bên đang căng là thứ không bảng nào mô tả được. Phiên dịch còn chia nhỏ nữa: nối tiếp (consecutive), khi người nói dừng thì mình mới dịch, như hôm thứ Tư; cabin hay song song (simultaneous), dịch gần như cùng lúc qua tai nghe ở hội nghị; và dịch thầm, ngồi sát bên một hai người và nói nhỏ.

Áp lực của phiên dịch dồn vào từng giây. Nó dữ dội nhưng hết buổi là hết.

“Biên dịch mệt ở mắt và lưng. Phiên dịch mệt ở đầu, và mệt ngay lúc đó.”

03 / Vậy kỹ năng khác nhau ở đâu

Biên dịch cần viết giỏi. Mình nói nghiêm túc: nhiều người giỏi ngoại ngữ nhưng viết tiếng Việt chưa tới, và đó là chỗ bị chấm điểm thấp nhất trong bài test. Biên dịch còn cần tính kiên nhẫn để tra, để soát, để giữ một thuật ngữ thống nhất suốt hai trăm trang. Ở các công ty dịch thuật, việc này thường làm trên CAT tool như Trados Studio hay memoQ, có bộ nhớ dịch nhắc mình câu nào đã dịch rồi.

Phiên dịch cần trí nhớ ngắn hạn, phản xạ, giọng nói rõ, và một thứ khó gọi tên: khả năng giữ bình tĩnh khi mọi người đang nhìn mình. Cần cả kỹ năng ghi chép bằng ký hiệu, vì không ai nhớ nổi một đoạn ba phút đầy số liệu.

Điểm chung là cả hai đều cần hiểu nội dung mình đang dịch. Không hiểu máy nén khí thì dịch tài liệu bảo trì sẽ sai, mà ngồi họp về máy nén khí cũng sẽ sai.

Có bạn hỏi mình bên nào khó hơn. Mình nghĩ mỗi bên khó một kiểu, và độ khó còn tùy mảng, tùy cặp ngôn ngữ; dịch hợp đồng pháp lý có khi căng hơn dịch một buổi họp giao ban nhiều. Có bạn hỏi làm phiên dịch có cần chứng chỉ hành nghề riêng không. Với phiên dịch doanh nghiệp thì hiện chưa có chứng chỉ bắt buộc, nơi tuyển thường nhìn vào chứng chỉ ngoại ngữ như JLPT, TOPIK, IELTS, bài test và kinh nghiệm. Còn “thông dịch viên” với “phiên dịch viên” thì là một, chỉ là cách gọi theo vùng, miền Nam hay dùng chữ thông dịch hơn.

04 / Mình hợp với bên nào

Không có bên nào “xịn” hơn. Mình chỉ thấy vài dấu hiệu.

Nếu bạn thích ngồi một mình với một vấn đề lâu, thấy thỏa mãn khi sửa được một câu cho thật trơn, không ngại đọc lại tài liệu lần thứ ba, thì biên dịch có lẽ hợp. Nếu bạn thích có người xung quanh, phản ứng nhanh, thấy hứng khởi chứ không hoảng khi tình huống bất ngờ xảy ra, thì thử phiên dịch.

Điểm JLPT hay IELTS cao chưa nói lên được bạn hợp bên nào. Bài thi không đo được phản xạ nói dưới áp lực, cũng không đo được câu văn tiếng Việt của bạn. Cách đáng tin hơn là tự thử: lấy một tài liệu thật dịch trọn vẹn, rồi lấy một đoạn ghi âm hội thoại mười phút và dịch nối tiếp có ghi âm lại. Nghe lại bản của chính mình, bạn sẽ biết.

Ở doanh nghiệp Nhật, Hàn, vị trí phiên dịch nội bộ thường kiêm luôn biên dịch email, báo cáo. Mình thấy vài năm đầu làm cả hai là cách rèn nghề khá tốt: biên dịch giúp từ vựng chính xác, phiên dịch giúp hiểu người ta thật sự nói gì trong đời sống. Sau đó, phần lớn người làm lâu sẽ tự nghiêng về một bên. Mình cũng vậy, sau mấy năm thì nghiêng hẳn về phiên dịch, nhưng vẫn nhận biên dịch cho những khách quen.

Sáu giờ kém mười lăm, mình đứng ở cổng một khu công nghiệp ở Bình Dương, tay cầm cuốn sổ gáy lò xo đã quăn mép, chờ xe đưa chuyên gia Nhật từ khách sạn tới. Hôm đó có buổi kiểm tra khuôn ép nhựa, khách hàng bay sang từ tối hôm trước. Mình thuộc lòng mười mấy thuật ngữ về bavia, co ngót, vết hàn, vậy mà vẫn hồi hộp như lần đầu.

Đó là một ngày rất bình thường của mình. Cũng là thứ mà ít ai nghĩ tới khi nói “học ngoại ngữ ra làm phiên dịch”. Nhiều bạn trẻ nhắn hỏi mình về nghề biên phiên dịch, và mình nhận ra phần lớn đang hình dung nó qua phim ảnh: một người mặc vest đứng cạnh lãnh đạo, nói trôi chảy, xong việc thì về. Thực tế lộn xộn hơn nhiều, và cũng thú vị hơn nhiều.

Bài này mình viết lại những gì đã thấy, đã làm, đã vấp. Không phải giáo trình. Chỉ là ghi chép của một người làm nghề lâu năm.

01 / Hai cái nghề dùng chung một cái tên

Chữ “biên phiên dịch” ghép hai việc khác hẳn nhau. Biên dịch viên (translator) làm với chữ viết. Phiên dịch viên (interpreter) làm với lời nói. Nghe thì ai cũng biết, nhưng phải làm cả hai một thời gian mới thấy chúng khác nhau tới mức nào.

Khi biên dịch, mình có thời gian. Một bản hợp đồng mười hai trang, mình có thể đọc hết một lượt, gạch chân những chỗ nghi ngờ, tra từ điển chuyên ngành, nhắn hỏi anh bạn làm luật, rồi để qua đêm và sáng hôm sau đọc lại. Bản cuối cùng có thể đã qua bốn, năm lần sửa. Người đọc không bao giờ thấy những bản nháp đó.

Khi phiên dịch thì không có bản nháp. Người Nhật nói xong một câu, mọi ánh mắt quay sang mình. Ba giây. Có khi hai. Nói sai một con số về dung sai là cả phòng họp đi theo con số sai đó.

Mình từng nghĩ người giỏi một bên thì sẽ giỏi bên kia. Không đúng. Có chị đồng nghiệp viết tiếng Việt đẹp tới mức mình phải học theo, nhưng ngồi vào phòng họp là chị đông cứng. Ngược lại, có anh phiên dịch phản xạ cực nhanh, đùa được cả với khách, mà nộp bản dịch tài liệu thì câu nào cũng lủng củng.

Trong hai nhánh lớn đó lại có nhiều ngách nhỏ. Bên biên dịch có dịch tài liệu chuyên ngành (kỹ thuật, tài chính, y dược, phần mềm), dịch hồ sơ cá nhân cho du học hay kết hôn có yếu tố nước ngoài, dịch phụ đề, và bản địa hóa (localization) cho game, ứng dụng. Bên phiên dịch có phiên dịch nối tiếp trong họp và đi xưởng, phiên dịch cabin ở hội nghị, phiên dịch thầm khi ngồi sát bên một vị khách và nói nhỏ vào tai. Mỗi ngách có nhịp làm, kiểu khách và kiểu áp lực riêng.

“Biên dịch là được sửa nhiều lần cho tới khi đúng. Phiên dịch là chỉ có một lần, và phải đúng ngay lần đó.”

02 / Những nơi mình đã đi qua

Năm đầu tiên mình làm phiên dịch nội bộ ở một nhà máy linh kiện vốn Nhật. Gọi là phiên dịch, nhưng việc trong ngày gồm đủ thứ: dịch giao ban sáng, theo chuyên gia xuống chuyền, dịch email gửi công ty mẹ, đặt vé máy bay, và có lần đưa một chú kỹ sư đi khám răng lúc chín giờ tối. Mệt, nhưng mình học được cách một nhà máy vận hành nhanh hơn bất kỳ khóa học nào.

Sau đó mình chuyển sang một công ty dịch thuật, ngồi văn phòng, làm việc trên màn hình cả ngày. Rồi mấy năm làm tự do, nhận cả biên dịch lẫn phiên dịch theo buổi. Mỗi nơi cho mình một kiểu nghề khác nhau, dù vốn ngoại ngữ vẫn là cái cũ.

Mình gom lại thành cái bảng dưới đây, cho những bạn đang phân vân nên bắt đầu từ đâu.

Bảng thì gọn, đời thì không. Có những vị trí “phiên dịch kiêm thư ký” mà phần thư ký chiếm tới bảy phần. Có công ty dịch thuật trả theo trang nhưng yêu cầu trả bài trong đêm. Đọc mô tả công việc kỹ trước khi nhận là bài học mình phải trả giá mới thuộc.

Mấy năm gần đây, mình thấy tiếng Nhật và tiếng Hàn vẫn là hai thứ tiếng có nhu cầu đều ở khu công nghiệp phía Nam và phía Bắc, gắn với dòng vốn từ hai nước này. Tiếng Trung lên rõ, nhất là ở các nhà máy mới. Tiếng Anh thì phổ biến nhất nhưng cũng đông người làm nhất, nên muốn nổi lên phải có chuyên ngành.

03 / Thứ thật sự cần, ngoài ngoại ngữ

Ai vào nghề cũng phải qua vòng chứng chỉ. Tiếng Nhật thì JLPT, các vị trí phiên dịch thường đòi N2 trở lên. Tiếng Hàn thì TOPIK, thường từ cấp 4. Tiếng Trung là HSK, nhiều nơi đòi cấp 5. Tiếng Anh thì IELTS hay TOEIC tùy chỗ. Chứng chỉ giúp hồ sơ không bị loại ngay từ vòng lọc. Hết.

Vòng thật sự phân loại người là bài test dịch. Mình từng chấm bài test cho công ty cũ, và nhiều bạn có N1 vẫn trượt. Bản dịch đúng nghĩa, không sai từ nào, nhưng tiếng Việt đọc lên như máy. “Việc thực hiện kiểm tra được tiến hành bởi bộ phận QC” thay vì “Bên QC kiểm tra”. Người đọc mệt, khách không quay lại.

Viết tiếng Việt cho ra tiếng Việt

Đây là kỹ năng mình đánh giá thấp nhất hồi mới đi làm, và là thứ mình mất nhiều năm nhất để sửa. Đọc báo, đọc văn, chép lại những câu hay. Mỗi khi dịch xong, mình bỏ bản gốc qua một bên và đọc bản dịch như một người chưa biết bản gốc. Chỗ nào vấp là chỗ đó phải sửa.

Hiểu cái mình đang dịch

Dịch một hợp đồng tín dụng mà không hiểu lãi suất thả nổi là gì, hay dịch quy trình hàn mà không biết mối hàn bị rỗ trông thế nào, thì sớm muộn sẽ sai. Mình từng ngồi cả buổi trưa với một anh tổ trưởng để anh chỉ cho xem từng loại lỗi ngoại quan trên sản phẩm. Từ đó trở đi, dịch về lỗi sản phẩm mình không còn phải đoán.

Công cụ

Ở mảng biên dịch, hầu hết công ty dịch thuật làm trên CAT tool như Trados Studio, memoQ hay Phrase. Phần mềm lưu lại câu đã dịch, quản lý thuật ngữ, giúp cả nhóm giữ cách dịch thống nhất trên dự án lớn. Biết dùng ít nhất một công cụ là đỡ bỡ ngỡ khi nhận bài test, và mở được cửa sang khách nước ngoài nếu làm tự do.

Với phiên dịch, công cụ đơn giản hơn: một cuốn sổ, một cây bút trơn tay, một bảng thuật ngữ in sẵn kẹp ở bìa sau. Nhưng cách ghi chép trong cuốn sổ đó là cả một kỹ năng phải luyện.

Mình từng nghĩ giỏi ngoại ngữ là đủ. Mất ba năm mình mới hiểu ngoại ngữ chỉ là cái vé vào cửa.

Còn một chuyện nữa, liên quan tới những bạn hay nhận dịch hồ sơ cá nhân. Từ giữa năm 2025, theo Luật Công chứng mới, việc “công chứng bản dịch” không còn nằm trong phạm vi công chứng nữa mà chuyển thành chứng thực chữ ký người dịch. Khách vẫn quen gọi là “dịch công chứng”, nhưng người làm nghề cần hiểu đúng thủ tục để giải thích cho khách, và cập nhật thường xuyên vì nơi làm thủ tục đã thay đổi theo mô hình chính quyền mới.

04 / Người ta đi lên bằng cách nào

Không có một con đường chung. Mình chỉ kể những hướng mình đã thấy bạn bè đi.

Người làm phiên dịch nội bộ lâu năm thường hiểu nhà máy còn rõ hơn nhiều quản lý người Việt. Một số chuyển sang trợ lý giám đốc, điều phối sản xuất, nhân sự hay quản lý một bộ phận. Chị bạn cùng khóa của mình bây giờ phụ trách cả mảng mua hàng, và chị nói tiếng Nhật chỉ còn là công cụ, không phải công việc.

Người theo biên dịch có thể lên làm hiệu đính, rồi quản lý dự án dịch thuật (translation project manager), hoặc đi sâu vào một mảng hẹp như pháp lý, y dược, sở hữu trí tuệ. Càng hẹp thì càng ít người làm được, và khách càng ít mặc cả.

Hướng phiên dịch hội nghị là đường dài nhất. Phần lớn người ngồi cabin mình biết đều đã làm nối tiếp nhiều năm, đi theo hỗ trợ đàn anh trong cabin một thời gian dài rồi mới cầm micro chính.

Về thu nhập, mình chỉ nói được thế này: nó phụ thuộc vào cặp ngôn ngữ, mảng chuyên môn, hình thức làm và uy tín của từng người. Cặp ngôn ngữ ít người làm hoặc mảng cần kiến thức sâu thường được trả khá hơn mặt bằng, nhưng yêu cầu cũng gắt hơn. Làm tự do thì có tháng dư dả, có tháng gần như không có việc. Mình đã có hai tháng liền chỉ nhận được ba file nhỏ, và từ đó luôn để riêng một khoản đủ sống sáu tháng.

Còn dịch máy và AI?

Câu này năm nào cũng có người hỏi. Mình không giả vờ là nó không ảnh hưởng. Mảng tài liệu phổ thông như hướng dẫn sử dụng, mô tả sản phẩm, email thông thường thì nhiều công ty đã chuyển sang hậu biên tập bản dịch máy (machine translation post-editing): máy dịch trước, người sửa sau, đơn giá thấp hơn dịch từ đầu.

Nhưng những thứ cần trách nhiệm pháp lý, cần sắc thái văn hóa, cần một người đứng ra chịu trách nhiệm cho từng con số thì vẫn cần người. Và phiên dịch trực tiếp trong phòng họp, nơi người Nhật nói “検討します” mà ý thật là “không”, thì máy vẫn chưa đọc được không khí trong phòng. Mình nghĩ người làm nghề nên học cách dùng công cụ cho nhanh, thay vì đứng ngoài lo lắng.

05 / Nếu được bắt đầu lại

Mình hay tự hỏi câu này vào những tối ngồi soát lại sổ ghi chép. Có vài điều mình sẽ làm khác.

Mình sẽ chọn một mảng chuyên môn sớm hơn. Những năm đầu mình nhận đủ thứ, từ thực phẩm tới phần mềm tới thời trang, kết quả là cái gì cũng biết sơ sơ. Tới khi chọn hẳn cơ khí và sản xuất, mình mới bắt đầu có khách quay lại.

Mình sẽ lập bảng thuật ngữ từ dự án đầu tiên, thay vì đợi tới năm thứ ba. Một file Excel đơn giản, ba cột: tiếng gốc, tiếng Việt, ghi chú ngữ cảnh. Bây giờ file đó của mình đã có mấy nghìn dòng, và nó là thứ đáng giá nhất trong máy tính.

Mình sẽ luyện viết tiếng Việt song song với ngoại ngữ ngay từ năm hai đại học. Và mình sẽ thử cả biên dịch lẫn phiên dịch trước khi tự gắn mác cho mình là “người làm biên dịch” hay “người làm phiên dịch”.

Còn những gì không thay đổi: mình vẫn sẽ chọn cái nghề này. Có những ngày về nhà đầu óc trống rỗng vì cả buổi chỉ nghe và nói. Nhưng cũng có những buổi họp mà nhờ mình dịch kịp một câu xin lỗi đúng kiểu, hai bên đang căng thẳng bỗng dịu xuống. Cảm giác đó khó tìm ở nghề khác.

Ở những bài sau, mình sẽ viết kỹ hơn về từng ngách: biên dịch khác phiên dịch ở đâu, một ngày của phiên dịch tiếng Nhật, cabin là gì, dịch hồ sơ pháp lý, CAT tool, cách ghi chép khi dịch nối tiếp, và chuyện làm tự do. Bạn đang phân vân ở ngách nào thì đọc ngách đó trước.